El Secreto para Obtener EXCELENTES resultados en el reclutamiento

La problemática

La metodología de sesiones en grupo para investigaciones cualitativas en la comprensión de perspectivas hacia productos o servicios, ha sido tema de discusión sobre su efectividad al concentrar el debate tanto en la fidelidad de las opiniones obtenidas de los informantes, como de la segmentación de los mismos y la capacidad de recolectar y asimilar los resultados por los analistas para ser presentados y formar parte de un cambio o solución necesitada por el cliente.

Si bien, el ejercicio de las sesiones en grupo es practicado con frecuencia aceptada, el reto familiar en las agencias es el de la coordinación de reclutamiento de informantes; por lo que en Cobeh In, nos interesa la profesionalización de este vital proceso en cualquier sector de análisis.

17 años de experiencia nos han servido para conjuntar una serie de pasos que aseguran un buen reclutamiento; un secreto que nos ha servido para ser un referente de nuestros servicios y que hoy, nos complace compartir con la misión de ser útil con su lectura y aplicación.

La solución

Acercamiento con el cliente

Concretar una conversación clara con el cliente, representa inestabilidad o firmeza en los cimientos de una investigación cualitativa en sesiones grupales. Sin embargo, ésta es una regla obviada que pierde atención por considerarse automática en el trato directo con un cliente, que confiado de nuestro profesionalismo, recibirá un servicio de valor determinante en su futuro proceder.

En el diálogo con un cliente, es común que se presenten conflictos por malentendidos y mala o nula captación de requerimientos, por lo que sugerimos pedir criterios claramente definidos y la aplicación de “Candados Operativos”, los cuales consisten en frecuentes confirmaciones de aprobación del perfil en todo el proceso operativo del proyecto. Nunca está de más reafirmar una fecha o característica particular de la población meta que, finalmente no solo asegurará la calidad de nuestro servicio sino que, brindará confianza al cliente.

Capacitación de personal reclutador

El nivel de dificultad de la captación de informantes es reconocido por el gremio al ser la materia prima del estudio en sesiones grupales. La encomienda de reclutar a un número determinado de asistentes que muestren compromiso y disponibilidad de sincera colaboración, no es un trabajo menor que sea despreciado, por lo que la capacitación periódica de los agentes captadores es uno de los pilares de recolección de resultados.

Para asegurar la excelencia, calidad y fidelidad de los resultados, es de vital importancia que las reclutadoras tengan preparación o suficiente sensibilidad psicológica (al inicio de su integración al sector), pues son el filtro directo con los posibles asistentes y no un simple interlocutor que formula preguntas para determinar si el agente es apto o no para ser analizado en el grupo.

Se debe crear un vínculo de seriedad, simpatía e incluso de complicidad personal para crear una visión de valor al ser informante. Con esto, se potencializa la pureza y honestidad que se requiere del reclutamiento, el cual determinara el éxito o fracaso de tanto de la estrategia de planeación como de la investigación final.

Un acercamiento de índole sociocultural, derivado de la sensibilidad de la reclutadora, refuerza la captación del informante, es fundamental luego de realizar sondeos y confirmaciones ya que, en las visitas domesticas al visualizar un contexto, se comprende el estilo de vida del posible informante.

En la operación de proyectos de investigación cualitativa, uno de los baches malignos es la mentira presente en el aleccionamiento del participante sobre el qué tipo de productos consumir, qué tipo de marcas, gustos, preferencias, selección familiar, valores, descendencia, entre otros de valor individual. Con esto en mente desde su capacitación, la reclutadora identificará con rapidez el proceso de trato y entrevista con sus posibles colaboradores.

Coordinación de Reclutamiento

Para empezar, el espacio de la reclutadora debe ser aquel donde ella lo sienta propio para desempeñar con comodidad su labor de captación; desde llamadas en un teléfono de la agencia y no de su teléfono privado. Debe contar con un distintivo que la avale, esto con el fin de brindar seguridad a quienes ella contacte.

Es recurrente el caso de reclutadoras que laboran desde la formalidad “free lance”, con bajos salarios y marchas forzadas de trabajo, lo que propicia una ejecución pobre y por lo tanto desleal hacia las agencias. Su colaboración debe ser exclusiva de una agencia en particular para asegurar la renovación de informantes en cada grupo, los cuales no pueden contar con asistencias frecuentes; acción reforzada con el historial  de la AMAI y una planeación donde un grupo o estudio completo, no son solicitados a un solo reclutador.

La selección de informantes para sesiones en grupo, cuenta con un acercamiento humanista que se refiere al fomento de un clima cordial, sincero y respetuoso desde los filtros y entrevistas, con las que se comprende de una manera más personal las perspectivas a futuro, educación, deseos, sueños, origen y trayectoria de la familia, expectativas personales, valores propios y familiares, para llenar el perfil meta del estudio con cierta diversidad que permita el intercambio activo de opiniones que enriquezcan el resultado final.

Preferiblemente, se debe realizar el contacto con dos semanas de anticipación a la sesión de grupo, mantener informada a la persona sobre fecha, horario, duración y lugar, llevar un trato que lleve en aumento la motivación del informante, no solo con el incentivo final (el cual es anunciado previamente como un agradecimiento tradicional en toda investigación con este método), sino con la validación de que la autenticidad de su opinión, derivará en una decisión de avance o cambio sobre el producto o servicio en cuestión.

Aquellas personas que no han participado en otras sesiones de análisis, sin experiencia alguna en el método, son las idóneas a seleccionar ya que en las dinámicas construidas en grupo, se permite la formulación de comentarios objetivos, ajenos a la contaminación de la predisposición que se cosecha luego de haber participado en actividades similares con anterioridad.

Se requiere que el informante provea al reclutador de su información de perfil por escrito, y este se asegure de dejar en claro la razón de ser de la investigación, qué se necesita del informante para realizar el estudio, no brindarle demasiada información sobre el tema pero reconocer que la persona está familiarizada con el servicio.

La decisión de participar de un informante deber hacerse en completa libertad; desde su compromiso con la reclutadora, se partirá para determinar la efectividad de su asistencia, la cual también está sujeta a la distribución de sus tiempos personales, el recuerdo de alguna mala experiencia, la creencia de no valorarse competente o importante de dar información interesante.

El reclutador debe identificar el interés o la falta de este, por participar en el estudio, pues en su motivación se contempla el compromiso de su asistencia, entonces, en la planificación del proyecto, es necesario que sean considerados algunos informantes extras de la cantidad promedio (de 8  a 12 personas) para consolidar al grupo. Bajo ninguna circunstancia, el reclutador puede hacer partícipe a alguna persona que vaya en representación de un informante confirmado; todos los perfiles deben investigarse y analizarse previamente, de lo contrario, la confianza en el equipo operativo se verá seriamente perjudicada al no arrojar resultados coherentes en la presentación final con el cliente.

Es importante también, la implementación de estándares o reglas de logística que garanticen el cumplimiento  de las leyes de confidencialidad, así como el cuidado en el uso de documentos de acreditación personal  de los informantes. Antes de cada sesión de grupo, se les debe notificar y reafirmar el consentimiento de grabación de audio y/o video del estudio, y su uso con motivos de análisis futuros.

Trabajo en equipo

La espina dorsal de la ejecución de una sesión de grupo para una investigación cualitativa es el buen desempeño del equipo de trabajo. Es recomendable propiciar la colaboración alterna entre reclutadoras y agentes diversos laborantes en la agencia; no únicamente en situaciones propias de las actividades profesionales, sino también a niveles personales e incluso íntimos. Organizar una junta mensual con formato de desayuno (o el de su elección), festejar cumpleaños o fechas relevantes que integren al equipo al compartir momentos de valor. Todo esto con la intención de crear un ambiente laboral amistoso y disfrutable en el que las reclutadoras no se sientan como un activo más de la empresa, sino como un agente humano urgente y necesario, partícipe de un gran engranaje donde las carencias de unos sean complementadas por las fortalezas de otros.

Una atmosfera de trabajo firme, respalda un flujo constante de reclutadoras sensibles al proceso de investigación y un sello de compromiso; actitud determinante en los resultados finales de una buena coordinación de reclutamiento.